Operational Assistant chez Swissport

Brabant Flamand

Operational Assistant

Objectif de la fonction :

Effectuer un travail de secrétariat afin de donner un soutien administratif au département Ramp Loading.

Tâches :

Accomplir efficacement les tâches administratives du département

• Suivi des différentes listes au sein du département;
• Organisation des réunions, aussi bien internes que externes;
• Gestion de l’agenda du responsable du département (Unit Manager);
• Organiser des toolbox et les réunions de managériales et tenir à jours les listings;
• Suivi des différentes factures concernant les divers services du département;
• Missions administratives;
• Permanence en l'absence du responsable du département;
• Tenir à jour les demandes de formation en coopération avec le service de formation;
• Suivi de la mailbox et des e-mails du département Loading;
• Suivi des radios, des PDA, des tablettes qui sont en réparation ou qui sont perdues et en découvrir les raisons;
• Afficher/Partager les notes, les informations, les instructions, ...;
• Suivi des login-IT;
• Élaboration des ‘daysheets’ en collaboration avec le Dispatch.

Suivi du E-learning

• Créer, préparer et gérer le e-learning (refreshers, ect…);
• Suivi du e-learning (invitations, analyses des résultats).

Suivi des dysfonctionnements et des manquements éventuels des collaborateurs

• Suivi des erreurs quotidiennes / infractions au moyen d’une application informatique;
• Suivi et création de dossier en rapport avec les erreurs, anomalies et les dysfonctionnements des collaborateurs et ce, en collaboration avec le planning;
• Organiser en collaboration avec les Duty supervisors des entretiens avec les agents concernant: la performance / l’évolutions / l’amélioration/ le coaching / la discipline;
• Organiser un entretien avec le responsable du service / les process coordonnators pour les agents qui recevront un avertissement écrit;
• Suivre et transmettre des rapports SMT aux clients (avec photos).

Suivi des activités de de-icing

• Tenir à jours les listes des volontaires de-incing;
• Tenir à jour les activités de-icing à l’aide d’une application IT (Apex).

Suivi des plaintes

• Enregistrer les plaintes lorsqu’elles se produisent;
• Vérifier la disponibilité des collaborateurs;
• Enregistrer de la déclarations des collaborateurs;
• Formuler une proposition de réponses aux plaintes.

Notre candidat idéal:

• Avoir de l’expérience avec des systèmes informatiques et les procédures à respecter et ce dans un environnement opérationnel;
• Connaissance approfondie du néerlandais, du français et de l’anglais;
• Avoir de l’affinité avec le secteur aéroportuaire;
• Etre en possession d’un diplôme d’étude supérieure ou avoir une expérience équivalente;
• Avoir des bonnes compétences en communication et savoir travailler en équipe;
• Etre discret et diplomate;
• Travailler de manière autonome et être résistant au stress;
• Etre organisé;
• Etre méthodique, faire preuve de précision et être précis dans l’exécution des tâches;
• Etre capable d’analyser et de résoudre des problèmes;
• Connaitre les procédures et instructions relatives à la qualité, la sécurité et l’environnement aéroportuaire et pouvoir les appliquer.


Offre:

• Une fonction à temps plein (100%) et en horaire flexible;
• Un salaire attirant en fonction des connaissances et de l’expérience;
• Des avantages extra légaux;
• Un job varié et plein de défis au sein d’une entreprise en pleine expansion qui offre la possibilité de se développer.