Square City | 30.10.2025 | East-Flanders

Freelance Administration Officer

Job description

Verwacht het onverwachte! SQUARE CITY werkt als trusted advisor voor profielen in office, finance, logistiek & engineering. Wij bieden expertise, dialoog en continuïteit om als selectiepartner de juiste match te vinden voor onze partners en kandidaten. Door ons uitgebreid netwerk van professionals en de persoonlijke benadering van onze medewerkers mag je rekenen op een kwalitatieve, duurzame en transparante samenwerking.

Wil je als Administration Officer het kloppend hart vormen van een indrukwekkend bouwproject in de Haven van Antwerpen? Je krijgt de kans om te werken in een hoogtechnologische, petrochemische omgeving waar precisie, structuur en verantwoordelijkheid het verschil maken. Dit is de plek waar geen enkele dag hetzelfde is, en waar je écht impact hebt op complexe industriële processen.

De verantwoordelijkheden voor deze functie zijn:

• Je zorgt voor vlekkeloze administratie en documentcontrole, zodat elk proces naadloos verloopt.

• Je waakt over vergunningen en compliance-documenten van onderaannemers en rapporteert hierover naar de klant.

• Je organiseert en documenteert vergaderingen, en garandeert een duidelijke opvolging van acties.

• Je ondersteunt audits, inspecties en veiligheidsprocedures tot in de puntjes.

• Je analyseert en rapporteert KPI?s en statistieken die het verschil maken.

• Je begeleidt collega?s en contractors in systemen zoals Tenforce en Aproplan.

• Je helpt bij de optimalisatie van processen en stroomlijnt administratieve workflows.

• Je houdt overzicht in de complexiteit van de werf en stemt prioriteiten af met klant en hoofdaannemer.

De vereiste kwalificaties zijn:

• Je hebt ruime ervaring in administratie, documentbeheer of compliance, idealiter binnen een technische of bouwcontext.

• Je bent autonoom, accuraat en gestructureerd ? chaos is niets voor jou.

• Je hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en kan onder druk het overzicht behouden.

• Je bent stressbestendig en houdt van een omgeving waar de lat hoog ligt.

• Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels (projecttaal), kennis van Frans is een plus.

• Je hebt een rijbewijs B.

• Je kent tools zoals Tenforce of Aproplan ? of leert ze razendsnel aan.

Dit is wat onze partner aanbiedt:

• Je werkt freelance tot minstens oktober 2026 aan een iconisch industrieel project in de Antwerpse haven.

• Je krijgt ruimte om autonoom te werken en processen naar een hoger niveau te tillen.

• Je maakt deel uit van een professioneel, veeleisend maar warm team dat trots is op zijn projecten.

• Je krijgt volledige ownership over je domein en de kans om werkelijke impact te hebben op de efficiëntie van de werf.

• Je geniet van coaching en ondersteuning vanuit ervaren collega?s, veiligheidsteams en projectleiders.

Dit is geen doorsnee administratieve rol ? dit is je kans om mee te draaien in de harde realiteit van een petrochemische site waar jouw nauwkeurigheid letterlijk het verschil maakt. Laat deze opportuniteit niet liggen: zulke projecten zijn zeldzaam én vormend voor je carrière. Bouw aan je eigen succes terwijl je helpt om een gigantisch bouwproject tot een veilig en efficiënt einde te brengen.

Als je niet aan deze eisen voldoet, maar toch het gevoel hebt dat je de perfecte kandidaat voor deze functie zou zijn, aarzel dan niet om te solliciteren, we verwelkomen initiatief en out of the box denken!

Het bericht Freelance Administration Officer verscheen eerst op SQUARE CITY.

Square City

Welcome to Square City! As a professional, you have the right to turn to a competent recruitment partner. We get to know each other thoroughly and take the time to do so voluntarily. With the aim of achieving results, we go through all the paths that can guide you on your way. There is also a talent consultant in your sector who will be happy to get to know you.

Supply chain expertise

Your experience is valuable, you are looking for a partner who understands you and above all knows your sector in depth. You want total confidentiality and do not want your application to be used without your knowledge. You want an intensive collaboration where time is taken for feedback sessions, with clear communication about the status of your application.

 

Discover other career opportunities at Square City