Homini | 22.05.2025 | Anvers

Executive Management Assistant

Description de l’offre

Als Executive Management Assistant fungeer je als hét centrale aanspreekpunt binnen het directiesecretariaat. Je bent verantwoordelijk voor de strategische coördinatie en het beheer van complexe agenda’s en deadlines van directieleden. Efficiënt agendabeheer, prioritering van urgente zaken en het bewaken van structuur behoren tot je kerntaken.

• Kalenderbeheer en coördinatie: Strategisch plannen en afstemmen van afspraken, reizen en deadlines, met continue vooruitblik op prioriteiten.
• Communicatie en filtering: Je beheert de eerste lijn van inkomende correspondentie en verzoeken, zowel intern als extern, en filtert deze op relevantie en urgentie.
• Vergaderingen & documentatie: Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen, het opstellen en verwerken van notulen, en betrouwbaar beheer van vertrouwelijke dossiers.
• Documentbeheer: Kritisch nalezen, structureren en voorzien van eerste feedback op rapporten, voorstellen en presentaties. Beheren van documenten en versies.
• Evenementenorganisatie: Je neemt de volledige praktische organisatie van vergaderingen, reizen en events op jou, tot in de puntjes geregeld.
• Wagenparkbeheer: Operationele opvolging van het wagenparkbeheer, met administratieve controle en ondersteuning waar nodig.
• Facturatie & administratie: Accuraat verwerken van facturen en ondersteuning bieden rond administratieve processen.
• Directiesecretariaat: Creëren van een professioneel en verzorgd secretariaat, inclusief representatief onthaal van bezoekers en ordelijk houden van de meetingruimtes.
• Stakeholder communicatie: Professioneel communiceren met diverse interne en externe stakeholders, zowel in het Nederlands als in het Engels.

Deze functie vereist dagelijkse zelfstandigheid, kritische beoordeling van informatie en het vooruitdenken op directieniveau binnen een internationale organisatie. Affiniteit met de maritieme of logistieke sector is een plus, maar leergierigheid en discretie zijn essentieel.

Wij zoeken kandidaten die zich herkennen in een integere, zelfstandige en vooruitdenkende werkstijl. Wie bij ons excelleert, combineert discretie met een natuurlijke professionaliteit en fungeert als betrouwbare buffer rondom het management.

• Communicatief sterk en diplomatisch: Kandidaten die zich op elk niveau soepel en representatief uitdrukken, zowel in het Nederlands als Engels. Zij voelen zich comfortabel in contact met uiteenlopende interne en externe stakeholders en weten altijd de juiste toon te kiezen.
• Georganiseerd, gestructureerd en veerkrachtig: Een scherpe focus op prioriteiten en structuur is essentieel. Wij zoeken mensen die met gemak overzicht bewaren bij complexiteit en meerdere verantwoordelijkheden moeiteloos combineren.
• Sterk in zelfstandigheid en initiatief: Ons ideale profiel denkt vooruit, anticipeert op behoeften en onderneemt proactief actie – zonder steeds aansturing nodig te hebben. Besluitvaardigheid en het bieden van eerste feedback zijn vanzelfsprekend.
• Discreet en betrouwbaar: Ervaring met het behandelen van vertrouwelijke informatie mag niet ontbreken. Wij vertrouwen op iemand die integer handelt en het belang van discretie begrijpt.
• Oog voor detail en servicegericht: Kandidaten die blijk geven van een verzorgd voorkomen, representativiteit en een hoge standaard in alles wat zij doen, leveren een professionele indruk aan bezoekers en directie.
• Ervaren en leergierig: Een solide achtergrond van minimaal vijf jaar in een veeleisende, ondersteunende functie is vereist. Kennis van de maritieme of logistieke sector is een pluspunt, maar vooral honger naar nieuwe inzichten in onze sector en processen wordt gewaardeerd.
• Flexibel en tot in de puntjes georganiseerd: Wij stellen een kandidaat op prijs die op het klassieke administratieve werkterrein zorgt voor foutloze ondersteuning én energie krijgt van het minutieus organiseren van evenementen, reizen of vergaderfaciliteiten.

Kandidaten tonen zich betrokken, servicegericht en dragen actief bij aan een professioneel directiesecretariaat waarin discretie, structuur, rust en optimisme centraal staan.

Homini

Homini : L'Expertise Sectorielle Alimentée par la Perspicacité Humaine et la Précision de l'IA

Dans le marché des talents spécialisés d'aujourd'hui, Homini se situe à l'intersection d'une connaissance approfondie de l'industrie et d'une technologie de pointe, transformant la manière dont les entreprises trouvent des talents exceptionnels dans six secteurs critiques.

Né du mot latin signifiant "pour l'humain", Homini n'est pas simplement une autre agence de recrutement. Nous sommes des architectes de talent qui comprennent que dans l'IT, la Finance, l'Ingénierie, la Construction, la Logistique et la Chaîne d'Approvisionnement, la différence entre un recrutement adéquat et un recrutement exceptionnel peut transformer toute une organisation.

Nos fondateurs ont reconnu que ces secteurs à forte demande font face à des défis uniques : des rôles techniques qui nécessitent des correspondances précises de compétences, des exigences de compétences en évolution rapide, et une concurrence féroce pour les talents spécialisés. Les méthodes de recrutement traditionnelles ne pouvaient tout simplement pas suivre le rythme.

L'approche d'Homini est différente. Alimentée par une plateforme basée sur l'IA qui travaille aux côtés de recruteurs spécialisés par secteur qui parlent le langage de votre entreprise. Notre technologie ne se contente pas de scanner des CV – elle identifie des modèles de réussite spécifiques à chacune de nos six industries de prédilection, découvrant des candidats avec les capacités techniques précises et l'adéquation culturelle dont vous avez besoin.

Pour les équipes informatiques nécessitant des spécialistes en cybersécurité ou des développeurs full-stack, les départements financiers recherchant des experts en conformité ou des analystes financiers, les entreprises d'ingénierie nécessitant des concepteurs spécialisés, les entreprises de construction cherchant des chefs de projet, ou les opérations de logistique et de chaîne d'approvisionnement nécessitant des spécialistes des achats – Homini livre des talents que les autres ne peuvent pas trouver.

Lorsque vous vous associez à Homini, vous gagnez plus que des solutions de dotation en personnel – vous acquérez un avantage stratégique en matière de talent. Nos consultants deviennent des extensions de votre équipe, combinant l'efficacité de l'IA avec le jugement humain irremplaçable qui provient d'années d'expérience spécialisée dans le recrutement industriel.

Homini : Là où l'expertise sectorielle rencontre l'innovation technologique pour résoudre vos défis les plus pressants en matière de talents dans l'IT, la Finance, l'Ingénierie, la Construction, la Logistique et la Chaîne d'Approvisionnement.

Découvrez les autres opportunités de carrière chez Homini