Homini | 22.05.2025 | Antwerpen

Executive Management Assistant

Jobomschrijving

Als Executive Management Assistant fungeer je als hét centrale aanspreekpunt binnen het directiesecretariaat. Je bent verantwoordelijk voor de strategische coördinatie en het beheer van complexe agenda’s en deadlines van directieleden. Efficiënt agendabeheer, prioritering van urgente zaken en het bewaken van structuur behoren tot je kerntaken.

• Kalenderbeheer en coördinatie: Strategisch plannen en afstemmen van afspraken, reizen en deadlines, met continue vooruitblik op prioriteiten.
• Communicatie en filtering: Je beheert de eerste lijn van inkomende correspondentie en verzoeken, zowel intern als extern, en filtert deze op relevantie en urgentie.
• Vergaderingen & documentatie: Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen, het opstellen en verwerken van notulen, en betrouwbaar beheer van vertrouwelijke dossiers.
• Documentbeheer: Kritisch nalezen, structureren en voorzien van eerste feedback op rapporten, voorstellen en presentaties. Beheren van documenten en versies.
• Evenementenorganisatie: Je neemt de volledige praktische organisatie van vergaderingen, reizen en events op jou, tot in de puntjes geregeld.
• Wagenparkbeheer: Operationele opvolging van het wagenparkbeheer, met administratieve controle en ondersteuning waar nodig.
• Facturatie & administratie: Accuraat verwerken van facturen en ondersteuning bieden rond administratieve processen.
• Directiesecretariaat: Creëren van een professioneel en verzorgd secretariaat, inclusief representatief onthaal van bezoekers en ordelijk houden van de meetingruimtes.
• Stakeholder communicatie: Professioneel communiceren met diverse interne en externe stakeholders, zowel in het Nederlands als in het Engels.

Deze functie vereist dagelijkse zelfstandigheid, kritische beoordeling van informatie en het vooruitdenken op directieniveau binnen een internationale organisatie. Affiniteit met de maritieme of logistieke sector is een plus, maar leergierigheid en discretie zijn essentieel.

Wij zoeken kandidaten die zich herkennen in een integere, zelfstandige en vooruitdenkende werkstijl. Wie bij ons excelleert, combineert discretie met een natuurlijke professionaliteit en fungeert als betrouwbare buffer rondom het management.

• Communicatief sterk en diplomatisch: Kandidaten die zich op elk niveau soepel en representatief uitdrukken, zowel in het Nederlands als Engels. Zij voelen zich comfortabel in contact met uiteenlopende interne en externe stakeholders en weten altijd de juiste toon te kiezen.
• Georganiseerd, gestructureerd en veerkrachtig: Een scherpe focus op prioriteiten en structuur is essentieel. Wij zoeken mensen die met gemak overzicht bewaren bij complexiteit en meerdere verantwoordelijkheden moeiteloos combineren.
• Sterk in zelfstandigheid en initiatief: Ons ideale profiel denkt vooruit, anticipeert op behoeften en onderneemt proactief actie – zonder steeds aansturing nodig te hebben. Besluitvaardigheid en het bieden van eerste feedback zijn vanzelfsprekend.
• Discreet en betrouwbaar: Ervaring met het behandelen van vertrouwelijke informatie mag niet ontbreken. Wij vertrouwen op iemand die integer handelt en het belang van discretie begrijpt.
• Oog voor detail en servicegericht: Kandidaten die blijk geven van een verzorgd voorkomen, representativiteit en een hoge standaard in alles wat zij doen, leveren een professionele indruk aan bezoekers en directie.
• Ervaren en leergierig: Een solide achtergrond van minimaal vijf jaar in een veeleisende, ondersteunende functie is vereist. Kennis van de maritieme of logistieke sector is een pluspunt, maar vooral honger naar nieuwe inzichten in onze sector en processen wordt gewaardeerd.
• Flexibel en tot in de puntjes georganiseerd: Wij stellen een kandidaat op prijs die op het klassieke administratieve werkterrein zorgt voor foutloze ondersteuning én energie krijgt van het minutieus organiseren van evenementen, reizen of vergaderfaciliteiten.

Kandidaten tonen zich betrokken, servicegericht en dragen actief bij aan een professioneel directiesecretariaat waarin discretie, structuur, rust en optimisme centraal staan.

Homini

Homini: Branche-expertise Aangedreven door Menselijk Inzicht en AI-precisie

In de gespecialiseerde talentenmarkt van vandaag staat Homini op het kruispunt van diepgaande sectorkennis en geavanceerde technologie, en transformeert hoe bedrijven uitzonderlijk talent vinden in zes kritieke sectoren.

Afgeleid van het Latijnse woord dat "voor de mens" betekent, is Homini niet zomaar een recruitment & project sourcing bedrijf. Wij zijn talent-architecten die begrijpen dat in IT, Financiën, Engineering, Bouw, Logistiek en Supply Chain het verschil tussen een geschikte en een uitzonderlijke kandidaat een hele organisatie kan transformeren.

Onze oprichters erkenden dat deze sectoren met hoge vraag unieke uitdagingen kennen: technische functies die precieze vaardigheden vereisen, snel evoluerende competentie-eisen, en felle concurrentie voor gespecialiseerd talent. Traditionele wervingsmethoden konden simpelweg niet bijblijven.

De aanpak van Homini is anders. Aangedreven door een AI-platform dat samenwerkt met sectorgespecialiseerde recruiters die de taal van uw bedrijf spreken. Onze technologie scant niet alleen cv's – het identificeert succespatronen specifiek voor elk van onze zes focusindustrieën, en ontdekt kandidaten met de precieze technische capaciteiten en culturele fit die u nodig heeft.

Voor IT-teams die cybersecurity-specialisten of full-stack developers nodig hebben, financiële afdelingen die compliance-experts of financiële analisten zoeken, engineeringbedrijven die gespecialiseerde ontwerpers nodig hebben, bouwbedrijven die projectmanagers zoeken, of logistieke en supply chain-operaties die inkoopspecialisten nodig hebben – Homini levert talent dat anderen niet kunnen vinden.

Wanneer u samenwerkt met Homini, krijgt u meer dan oplossingen voor personeelswerving – u krijgt een strategisch talentvoordeel. Onze consultants worden verlengstukken van uw team, waarbij ze de efficiëntie van AI combineren met het onvervangbare menselijke oordeelsvermogen dat voortkomt uit jarenlange gespecialiseerde ervaring in branchegerichte werving.

Homini: Waar branche-expertise technologische innovatie ontmoet om uw meest dringende talentuitdagingen op te lossen in IT, Financiën, Engineering, Bouw, Logistiek en Supply Chain.

Bekijk andere carrièremogelijkheden bij Homini